FAQ DENTICSMART

Allgemeine Fragen

  • Auf unserer DenticSmart Plattform werden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einer Zahnarztpraxis in allen gesetzlich geforderten Bereichen rechtssicher online unterwiesen.
  • Qualitativ hochwertige Kurzfilme (zwischen 5 und 20 Minuten lang) und praxisindividuelle Informationen vermitteln in insgesamt ca. 3 Stunden die Inhalte vollständig, maßgeschneidert und abwechslungsreich.
  • Die Beschäftigten entscheiden selbstständig darüber, wann, wo und mit welchem Endgerät sie einzelne Unterweisungsmodule anschauen und bearbeiten möchten.
  • Bei positivem Ergebnis des daran anschließenden Kurztests wird ein Zertifikat ausgestellt, welches als Nachweis für behördliche Kontrollen dient.
  • Automatische und wiederkehrende Erinnerungen weisen Mitglieder des Praxisteams auf noch zu erledigende Unterweisungen hin.
  • Der Praxisinhaber erhält über sein persönliches Cockpit jederzeit Transparenz über Bearbeitungsfortschritte seines Teams und ist fortan von Vorbereitungen, Durchführungen, Erinnerungen und Nachweisdokumentation der Unterweisungen befreit.

Der Praxisinhaber bekommt von DenticSmart folgende Möglichkeiten:

  1. Er kann Mitarbeiter anlegen und Mitarbeiter löschen.
  2. Er hat jederzeit die Kontrolle über den Unterweisungsfortschritts seiner Mitarbeiter (Cockpit).
  3. Er hat Zugriff zu allen Unterweisungsmodulen und zu den Verständnisfragen, um sich als Unterweisungsverantwortlicher jederzeit ein Bild über Qualität und Inhalt der Unterweisungen zu machen.
  4. Er kann alle Verständnisfragen zu den Unterweisungsfilmen beantworten, jedoch ohne bei erfolgreicher Beantwortung aller Fragen ein Zertifikat zu erhalten.
  5. Er kann praxisindividuelle Anpassungen an Unterweisungsmodulen vornehmen.
  6. Er erhält Zugriff auf das Zertifikatsarchiv mit Unterweisungsnachweisen aller seiner Mitarbeiter.
  7. Er kann die Erinnerungsfunktion für Mitarbeiter ausschalten.
  8. Er kann nach Bedarf Lizenzen kaufen und kündigen.

Der Mitarbeiter bekommt von DenticSmart folgende Möglichkeiten:

  1. Er erhält Zugriff auf alle ihm zugewiesenen Unterweisungsmodule.
  2. Er kann Unterweisungen zu beliebigen Zeitpunkten beliebig oft bearbeiten.
  3. Er bekommt bei erfolgreicher Beantwortung der Verständnisfragen einen Unterweisungsnachweis (Zertifikat) ausgestellt.
  4. Er kann die Unterweisungsfilme als Nachschlagewerk nutzen.
  5. Er bekommt die Zertifikate in seinem persönlichen Bereich bereitgestellt.
  6. Er hat jederzeit die Kontrolle über seinen eigenen Unterweisungsfortschritt.
  7. Er wird rechtzeitig an bevorstehende Unterweisungen erinnert.

Als Praxisinhaber

  • gewinnst du Zeit und wirst entlastet
    • Terminabstimmung entfällt
    • Vorbereitung der Unterweisungen entfällt
    • eigene Durchführung aller Unterweisungen entfällt
    • Nachbereitung der Unterweisungen entfällt
  • gewinnst du Rechtssicherheit
    • digitale Unterweisungsnachweise (Zertifikate)
    • automatische Archivierung der Zertifikate (Archivierungsfunktion)
    • Zertifikatsarchiv enthält alle erzielten Zertifikate (auch die von ehemaligen Mitarbeitern)
    • Aktualisierung der Unterweisungen bei Gesetzesänderungen
    • praxisspezifische Individualisierungsmöglichkeit der Unterweisungen
  • gewinnst du Transparenz
    • Fortschrittskontrolle (Cockpit Praxisinhaber)
    • automatische Erinnerung deiner Mitarbeiter an einzuhaltende Unterweisungsfristen (Erinnerungsfunktion)
    • Benachrichtigung bei Fristüberschreitung (Benachrichtigungsfunktion)
    • Filme jederzeit als Nachschlagewerk nutzbar

Als Mitarbeiter

  • gewinnst du Wissen auf einfache Art
    • abwechslungsreiche Kurzfilme mit vielen Animationen
    • einprägsam durch Einsatz zahlreicher Grafiken
    • erfahrene Referenten vermitteln die Inhalte leicht verständlich
  • gewinnst du Freiheiten
    • zeitliche Freiheit
    • räumliche Freiheit
    • freie Wahl des Endgerätes: PC, Tablet oder Smartphone
  • gewinnst du Unabhängigkeit
    • selbstständige Lernstoffeinteilung
    • Wiederholungsmöglichkeiten bei Unklarheiten
    • Überblick über den eigenen Lernfortschritt inkl. persönliche Zertifikate

Fragen zum ersten Einsatz

In wenigen Schritten ist DenticSmart einsatzbereit: 1, 2, 3 und frei!

Registriere deine Praxis kostenlos

1. Du startest bei DenticSmart immer zuerst mit einer kostenlosen Testlizenz. Sobald deine Praxis registriert ist, kannst du bereits dort freigegebene Unterweisungsfilme kostenlos anschauen und dich von der Qualität überzeugen.

Lege deine Mitarbeiter an

2. Nach der Registrierung kannst du deine Mitarbeiter kostenlos anlegen. Diese können sich dann in den freigegebenen Modulen unterweisen lassen. Erzielte Unterweisungszertifikate in der Testversion bleiben bei einem späteren Wechsel auf eine Vollversion erhalten.

Kaufe Lizenzen für deine Mitarbeiter

3. Wenn wir dich überzeugt haben, lizenziere deine Praxis und deine Mitarbeiter. Das kannst du mit wenigen Schritten ganz einfach direkt aus der Testversion durchführen. Lizenzierten Mitarbeitern stehen sofort alle Unterweisungen zur Verfügung.

Freue dich über gewonnene Freiheiten

frei! Nun hast du mehr Zeit für andere Dinge. DenticSmart erinnert deine Mitarbeiter an bevorstehende Termine und mahnt bei Überschreitungen. Die Unterweisungen werden regelmäßig an gesetzliche und regulatorische Anforderungen angepasst und Nachweise werden sicher aufbewahrt.

Für die Nutzung von DenticSmart wird zuerst eine Praxis registriert.

Die Registrierung wird über die Landingpage www.DenticSmart.de vorgenommen. Mit einem Klick auf den vorgesehenen Button rechts oben in der Menüleiste (Beschriftung „Registrierung“) wird der Registrierungsprozess gestartet.

Dabei gibt man zuerst den Praxisnamen / Namen der Organisation und eine für die Praxis sinnvolle E-Mail-Adresse ein. Bitte die E-Mail-Adresse so auswählen, dass sie für Informationen an den Praxisinhaber genutzt werden kann. Keine Sorge, diese Adresse kann später auch geändert werden.

Im nächsten Schritt wird an die eingegebene E-Mail-Adresse eine Nachricht mit einem Link auf die Plattform geschickt.

Bitte diesem Link folgen. Damit wird die Gültigkeit der eingegebenen E-Mail-Adresse bestätigt und es können weitere Praxisinformationen im Praxisprofil ergänzt werden.

Das war’s schon.

Jetzt kann der Praxisinhaber selbst Unterweisungsfilme anschauen und Mitarbeiter anlegen.

Die Plattform kann nun 30-Tage lang mit der kostenlosen Testlizenz geprüft werden.

(siehe dazu Fragen zur Testlizenz)

Da bei der Registrierung Kontaktdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse zur Kommunikation mit dem Praxisinhaber oder einem wirtschaftlich/kaufmännisch Verantwortlichen (Praxismanager) angegeben werden, sollte die Registrierung der Praxis von einer dafür befugten Person vorgenommen werden.

Wir setzten dies bei der Anmeldung einer Praxis voraus.

DenticSmart verarbeitet Daten im Auftrag. Um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, muss eine aktive Zustimmung erfolgen.

Fragen zur rechtlichen Grundlage

Ja. Es existieren mehrere Gesetze, die den Arbeitgeber zu regelmäßigen Mitarbeiterunterweisungen verpflichten.

Die Unterweisungen der Mitarbeiter haben in drei Situationen zu erfolgen:

  • vor Aufnahme der Tätigkeit,
  • bei Veränderungen im Aufgabenbereich,
  • immer jährlich (bei volljährigen Mitarbeitern) bzw. immer halbjährlich (bei jugendlichen Mitarbeitern).

DenticSmart kann in allen drei Situationen eingesetzt werden.

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet seine Mitarbeiter in unterschiedlichen Themen zu unterweisen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, kann das für ihn schwerwiegende Folgen mit sich bringen.

Wenn es beispielsweise zu einem Arbeitsunfall mit Körperverletzung oder sogar Tötung kommt, der durch korrekte Unterweisung hätte vermieden - werden können, dann wird dies strafrechtlich verfolgt und dem verantwortlichen Praxisinhaber droht eine Freiheitsstrafe.

Außerdem kann die gesetzliche Unfallversicherung, die entstandenen Kosten eines Arbeitsunfalles bei grober Fahrlässigkeit, wie z.B. bei Unterlassung der Pflichtunterweisung, zurückfordern.

Aber auch wenn es zu keinem Unfall gekommen ist, drohen Bußgelder in Höhe von mehreren Tausend Euro, wenn Unterweisungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Ja.

Die erstellten Unterweisungsnachweise in Form digitaler Zertifikate sind laut Vorgabe der DGUV V 1 und Arbeitsschutzgesetz ausreichend. Eine handschriftliche Unterschrift wird nicht gefordert.

Lediglich für die Unterweisungsthemen Gefahrstoffe und Biologische Arbeitsstoffe werden laut §14 Gefahrstoffverordnung und §14 Biologische Arbeitsstoffe/Biostoffverordnung (BioStoffV) Unterschriften verlangt. Wir empfehlen daher lediglich diese beiden Zertifikate auszudrucken und von dem jeweiligen Mitarbeiter unterschreiben zu lassen.

So gewinnen alle: Weniger Druckkosten, weniger Papier, das aufbewahrt werden muss und mehr Schutz für unsere Umwelt.

Nein.

Gemäß § 13 ArbSchG darf er seine Unterweisungspflicht auf andere Personen übertragen. Allerdings bleibt er immer der Verantwortliche.

Aus diesem Grund wurde speziell für den Praxisinhaber bei DenticSmart ein Cockpit erstellt, mit dem er jeder Zeit nachschauen kann, welcher Mitarbeiter, sich wann in welchen Unterweisungsthemen zertifiziert hat oder ob sich Unterweisungsrückstände abzeichnen oder sogar bereits ergeben haben.

Auch hat er im Cockpit die Möglichkeit praxisindividuelle Ergänzungen der Unterweisungsmodule vorzunehmen.

DenticSmart wird dadurch zu einer, auf jede Praxis individuell zugeschnittene, Unterweisungsplattform.

§ 12 Arbeitsschutzgesetz

„Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. Die Unterweisung muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgen. Die Unterweisung muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.“

§ 29 Jugendarbeitsschutzgesetz

„Der Arbeitgeber hat die Jugendlichen vor Beginn der Beschäftigung und bei wesentlicher Änderung der Arbeitsbedingungen über die Unfall- und Gesundheitsgefahren, denen sie bei der Beschäftigung ausgesetzt sind, sowie über die Einrichtungen und Maßnahmen zur Abwendung dieser Gefahren zu unterweisen. Er hat die Jugendlichen vor der erstmaligen Beschäftigung an Maschinen oder gefährlichen Arbeitsstellen oder mit Arbeiten, bei denen sie mit gesundheitsgefährdenden Stoffen in Berührung kommen, über die besonderen Gefahren dieser Arbeiten sowie über das bei ihrer Verrichtung erforderliche Verhalten zu unterweisen.“

§ 4 DGUV Vorschrift 1

„Der Unternehmer hat die Versicherten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, insbesondere über die mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen und die Maßnahmen zu ihrer Verhütung, entsprechend § 12 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz sowie bei einer Arbeitnehmerüberlassung entsprechend § 12 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz zu unterweisen; die Unterweisung muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden.“

§ 14 Gefahrstoffverordnung

„Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass die Beschäftigten anhand der Betriebsanweisung nach Absatz 1 über alle auftretenden Gefährdungen und entsprechende Schutzmaßnahmen mündlich unterwiesen werden. Teil dieser Unterweisung ist ferner eine allgemeine arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung. (…) Die Unterweisung muss vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich arbeitsplatzbezogen durchgeführt werden. Sie muss in für die Beschäftigten verständlicher Form und Sprache erfolgen. Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen.“

§ 63 Strahlenschutzverordnung

„(1) Der Strahlenschutzverantwortliche hat dafür zu sorgen, dass folgende Personen unterwiesen werden: 1. Personen, die im Rahmen einer anzeige- oder genehmigungsbedürftigen Tätigkeit tätig werden, 2. Personen, denen nach § 55 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 Buchstabe a oder c der Zutritt zu einem Kontrollbereich erlaubt wird. Die Unterweisung ist erstmals vor Aufnahme der Betätigung oder vor dem erstmaligen Zutritt zu einem Kontrollbereich durchzuführen. Danach ist die Unterweisung mindestens einmal im Jahr zu wiederholen. Satz 1 Nummer 1 gilt nicht für Personen, die bei der Errichtung von Anlagen zur Erzeugung ionisierender Strahlung tätig sind.“ (3) Die Unterweisung muss in einer für die Unterwiesenen verständlichen Form und Sprache erfolgen. Die Unterweisung hat mündlich zu erfolgen. Die zuständige Behörde kann zulassen, dass die Unterweisung durch Nutzung von E-Learning-Angeboten oder von audiovisuellen Medien erfolgt, wenn dabei eine Erfolgskontrolle durchgeführt wird und die Möglichkeit für Nachfragen gewährleistet ist.

§ 14 Biologische Arbeitsstoffe/Biostoffverordnung (BioStoffV)

„Die Unterweisung muss vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich arbeitsplatzbezogen durchgeführt werden sowie in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen. Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung hat der Arbeitgeber schriftlich festzuhalten und sich von den unterwiesenen Beschäftigten durch Unterschrift bestätigen zu lassen.“

Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR) A2.2 - Maßnahmen gegen Brände

„Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über die bei ihren Tätigkeiten auftretenden Gefährdungen sowie über die Maßnahmen zu ihrer Abwendung vor Aufnahme der Beschäftigung sowie bei Veränderung des Tätigkeitsbereiches und danach in angemessenen Zeitabständen, mindestens jedoch einmal jährlich, zu unterweisen. Diese Unterweisung muss auch Maßnahmen gegen Entstehungsbrände und Explosionen sowie das Verhalten im Gefahrenfall (z. B. Gebäuderäumung, siehe auch ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan") einschließen. Die Unterweisung ist zu dokumentieren.“

§ 8 Arbeitsschutzverordnung zu künstlicher Strahlung (OStrV)

„(1) Bei Gefährdungen der Beschäftigten durch künstliche optische Strahlung am Arbeitsplatz stellt der Arbeitgeber sicher, dass die betroffenen Beschäftigten eine Unterweisung erhalten, die auf den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung beruht und die Aufschluss über die am Arbeitsplatz auftretenden Gefährdungen gibt. Sie muss vor Aufnahme der Beschäftigung, danach in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch jährlich, und sofort bei wesentlichen Änderungen der gefährdenden Tätigkeit erfolgen.“

§ 12 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

„(1) ...Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten vor Aufnahme der Verwendung von Arbeitsmitteln tätigkeitsbezogen anhand der Informationen nach Satz 1 zu unterweisen. Danach hat er in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch einmal jährlich, weitere Unterweisungen durchzuführen. Das Datum einer jeden Unterweisung und die Namen der Unterwiesenen hat er schriftlich festzuhalten.“

Fragen zum Unterweisungsumfang

Verpflichtende Unterweisungsthemen für Mitarbeiter in der Zahnarztpraxis sind:

  • Arbeitsmedizinische Vorsorge und Immunisierung
  • Arbeitsschutz und Unfallverhütung
  • Betriebsanweisungen
  • Biostoffe inkl. Coronavirus
  • Brandschutz
  • Datenschutz und Schweigepflicht
  • Druckgeräte
  • Elektrische Anlagen und Betriebsmittel
  • Erste Hilfe
  • Gefahrstoffe
  • Gleichbehandlung
  • Hochfrequenzgeräte
  • Hygiene
  • Jugendliche
  • Laser
  • Medizinprodukte
  • Medical Device Regulation (MDR)
  • Mutterschutz
  • Persönliche Schutzausrüstung
  • Strahlenschutz

Nein - Es müssen sich nicht alle Mitarbeiter in allen Themen unterweisen lassen.

Welche Unterweisungsmodule die jeweiligen Mitarbeiter absolvieren müssen, entscheidet der Praxisinhaber nach der Gefährdungsbeurteilung.

Um den Praxisinhaber zu unterstützen, trifft DenticSmart bereits bei der Anlage des Mitarbeiters eine Vorauswahl basierend auf der ausgewählten Gruppe, welcher der Mitarbeiter zugeordnet wird.

Es existieren folgende Gruppen:

  • angestellter Zahnarzt,
  • Assistenz,
  • Rezeption,
  • Labor,
  • Auszubildende
  • Reinigungskraft.

Diese Vorauswahl der Unterweisungsmodule kann der Praxisinhaber für jeden Mitarbeiter durch Hinzufügen oder Entfernen der Häkchen jeder Zeit verändern.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Vorauswahl, die DenticSmart trifft, wenn eine Zuordnung eines Mitarbeiters in eine der unten angegebenen Gruppen erfolgt:

Fragen zu den Unterweisungsfilmen und zur Zertifizierung

Abhängig von dem jeweiligen Thema sind die Unterweisungsfilme zwischen 5 und 20 Minuten lang. Insgesamt handelt es ich um ca. 3 Stunden Filmmaterial. Die Kurzfilme vermitteln die Inhalte vollständig, einfach und abwechslungsreich.

Ja, unbedingt. Die angebotenen Filme dienen zum einen als Unterweisung- und zum anderen als Nachschlagewerk. Aus diesem Grund wurde ein Inhaltsverzeichnis in die Filme integriert, so dass wesentliche Unterweisungspunkte direkt aufgerufen werden können.

Man kann die Filme so oft anschauen, wie man möchte, denn die Lizenzen bei DenticSmart sind bereits als Flatrate konzipiert.

Alle Fragen (100%) des Tests müssen richtig beantworten werden, um ein Zertifikat zu erlangen.

Bei falschen Antworten bekommt der Mitarbeiter am Ende des Tests, die Möglichkeit die falsch beantworteten Fragen zu wiederholen. Wenn er diese dann alle richtig beantwortet, erhält er sein Zertifikat. Wenn nicht, wird ihm erneut die Möglichkeit gegeben die dann noch falschen Fragen zu korrigieren. Dieser Prozess wiederholt sich so lange, bis alle Fragen vom Mitarbeiter richtig beantwortet wurden und er sein Zertifikat erlangt hat.

Alternativ dazu kann sich der Mitarbeiter jederzeit entscheiden, den Test abzubrechen, um sich ggf. den Unterweisungsfilm oder einzelne Teile davon erneut anzuschauen. Den Test kann er dann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt von Anfang an wiederholen.

Ein nicht erfolgreicher Test darf beliebig oft wiederholt werden. Wie oft ein Mitarbeiter einen Test wiederholt bis er sein Zertifikat erlangt, wird dem Praxisinhaber nicht mitgeteilt.

Der Mitarbeiter kann außerdem zu jedem beliebigen Zeitpunkt einen bereits erfolgreich abgeschlossenen Test wiederholen. Besteht der Mitarbeiter den Test, erhält er ein neues, für ein weiteres Jahr gültiges Zertifikat. Besteht er den Test nicht, behält sein bestehendes Zertifikat seine Gültigkeit.

Unsere Produktmanagerin Sabina von Thenen steht auch für inhaltliche Fragen unter der im Bereich Kontakte oder Impressum angegebenen E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Verfügung.

Ja. DenticSmart bietet dem Praxisinhaber die Möglichkeit durch praxisindividuelle Ergänzungen zu jedem Modul, eine auf seine Praxis zugeschnittene Unterweisungsplattform zu generieren. Und das ohne großen Aufwand!

Ein Beispiel: wir können nicht wissen, wo sich die Feuerlöscher in den jeweiligen Praxen befinden. Durch das Hinzufügen dieser Information im Modul „Brandschutz“ werden die Mitarbeiter auch noch praxisspezifisch unterwiesen.

Die Plattform hilft dem Praxisinhaber - wenn erwünscht - durch vorformulierte Fragen diese praxisindividuellen Ergänzungen zügig vorzunehmen.

Ab dem Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter sich bei der Plattform zum ersten Mal anmeldet und sich ein eigenes Passwort vergibt, werden ihm 4 Monate Zeit gegeben, sich in allen ihm zugewiesenen Unterweisungsmodulen zu zertifizieren.

Sofern gewünscht, kann der Praxisinhaber ein anderes Datum vergeben.

Der Praxisinhaber kann aktiv das Unterweisungsdatum für nachfolgende Konstellationen ändern:

  • Ein Datum für alle Module für alle Mitarbeiter (die ganze Praxis hat für alle Module ein Datum Y) festlegen
  • Ein Datum für ein Modul für alle Mitarbeiter (die ganze Praxis hat für Modul X ein Datum Y) festlegen
  • Ein Datum für alle Module eines Mitarbeiters festlegen (der Mitarbeiter hat für alle Module ein Datum Y) festlegen
  • Ein Datum für je ein Modul eines Mitarbeiters (Einzelsteuerung) festlegen

Fragen zur Erinnerungsfunktion

Die Erinnerungsfunktion informiert Mitarbeiter über anstehende Unterweisungen.

Grundsätzlich werden folgende Regeln zur Erinnerung angewandt:

  • Ab drei Monate vor Fälligkeit wird monatlich erinnert.
  • Ab einem Monat vor Fälligkeit und nach Fälligkeit wird wöchentlich erinnert.

Die Erinnerungsfunktion informiert den Praxisinhaber einmalig in der Woche der Fälligkeit über nicht absolvierte Unterweisungen.

Ja. Der Praxisinhaber kann jeder Zeit die Erinnerungsfunktion für jeden einzelnen Mitarbeiter oder für die gesamte Praxis abschalten.

Fragen zur Lizenzierung

Es gibt drei Lizenzen

  • Testlizenz
  • Praxislizenz
  • Mitarbeiterlizenz

Die kostenlose Testlizenz wird bei Registrierung einer Praxis automatisch erstellt und ermöglicht, die Plattform in Ruhe auszuprobieren.

Die kostenpflichtige Praxislizenz ist die Basis für die vollständige Nutzung von DenticSmart. Sie gilt für den Praxisinhaber und drei Mitarbeiter.

Für weitere Mitarbeiter wird jeweils eine kostenpflichtige Mitarbeiterlizenz benötigt.

Die kostenpflichtige Praxislizenz ist die Basis für die vollumfängliche Nutzung von DenticSmart.

Die Praxislizenz kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erworben oder – innerhalb der Kündigungsfrist– gekündigt werden.

Die Praxislizenz gilt für den Praxisinhaber und bis zu drei seiner Mitarbeiter.

Für die Nutzung von DenticSmart wird für jeden Mitarbeiter eine eigene Lizenz benötigt – dies ist die kostenpflichtige Mitarbeiterlizenz.

Eine Mitarbeiterlizenz ist nur zusammen mit einer Praxislizenz gültig. Sobald eine aktive/gültige Praxislizenz existiert, können Mitarbeiterlizenzen genutzt und je nach Bedarf beliebig oft einzeln erworben oder - innerhalb der Kündigungsfristen – gekündigt werden.

Da die Praxislizenz bereits für drei Mitarbeiter gilt, werden Mitarbeiterlizenzen erst ab dem vierten Mitarbeiter notwendig.

  • Bei DenticSmart wird immer mit einer kostenlosen Testlizenz gestartet, sobald die Praxis registriert wird.
  • Mit der kostenlosen Testlizenz können sich Praxisinhaber und Mitarbeiter ausgewählte Unterweisungsfilme anschauen und sich von der Qualität der Plattform überzeugen.
  • Mit der Testlizenz kann der Praxisinhaber bis zu 100 Mitarbeiter anlegen und diese dazu einladen, sich auf der Plattform kostenlos „umzuschauen“ und sich die freigeschalteten Unterweisungsfilme anzuschauen.
  • Der Mitarbeiter kann in der Testversion auch bereits Tests absolvieren und sich damit in freigegebenen Modulen zertifizieren lassen.
  • Wenn der Praxisinhaber sich von DenticSmart überzeugt hat, kann er Lizenzen für sich und seine Mitarbeiter erwerben, so dass diese dann auch den Zugang zu allen anderen Unterweisungsmodulen erhalten. Die erworbenen Zertifikate in der Testlizenz bleiben dem Mitarbeiter selbstverständlich erhalten.
  • Entscheidet er sich gegen den Erwerb von Lizenzen, läuft die Testlizenz automatisch nach 30 Tagen ab.
  • Bei Bedarf kann die Testlizenz individuell verlängert werden. Bitte hierzu Kontakt zum DenticSmart Team aufnehmen.

Nein.

Die kostenlose Testlizenz geht nicht automatisch in eine kostenpflichtige Lizenz über. Sie endet automatisch nach 30 Tagen.

Für die vollumfängliche Nutzung von DenticSmart mit allen Unterweisungsmodulen werden die Praxislizenz und ab dem 4 Mitarbeiter je eine weitere Mitarbeiterlizenz benötigt.

Über das Praxismenü kann der Praxisinhaber jederzeit – auch nach Ablauf der Testversion – benötigte kostenpflichtige Lizenzen erwerben, und damit mit sofortiger Wirkung die Vollversion von DenticSmart mit allen Unterweisungen für ein Jahr freischalten.

Der Praxisinhaber kann jederzeit Lizenzen über das Praxismenü erwerben.

Während des Kaufvorgangs kann zur Zahlung entweder Überweisung oder SEPA-Lastschriftmandat ausgewählt werden.

Nach Ende des Kaufvorgangs sind die Lizenzen sofort verfügbar/aktiv.

Rechnungen über Käufe werden zeitnah per E-Mail zugestellt.

Deine Praxislizenz und deine Mitarbeiterlizenzen sind ab dem Zeitpunkt des ersten Kaufes ein Jahr gültig.

Die Praxislizenz verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht vor Laufzeitende gekündigt wird. Es besteht keine Kündigungsfrist.

Mitarbeiterlizenzen werden zusammen mit der Praxislizenz um ein weiteres Jahr verlängert, wenn sie nicht vor Laufzeitende der Praxislizenz gekündigt werden. Es besteht keine Kündigungsfrist.

Das Ende der Laufzeit der Praxislizenz kann über das Praxismenü unter dem Punkt „Lizenzstatus“ eingesehen werden.

Fragen zu Abrechnung und Zahlung

Rechnungen werden ausschließlich in folgenden Situationen erstellt.

  • Beim Kauf einer Lizenz
  • Bei der Verlängerung einer Lizenz

Da wir die Laufzeit von Mitarbeiterlizenzen an die Laufzeit der Praxislizenz angleichen erhält der Praxisinhaber bei zur Verlängerung anstehenden Lizenzen idealerweise nur eine Rechnung pro Jahr zum Datum des ursprünglichen Erwerbs der Praxislizenz.

Über verlängerte Lizenzen wird einmal im Jahr eine Rechnung erstellt.

Wenn unterjährig Mitarbeiterlizenzen erworben wurden, werden diese zum Laufzeitende der Praxislizenz mit der nachfolgenden Laufzeit der Praxislizenz synchron verlängert. Für eventuell bestehende Restlaufzeiten wird eine Gutschrift erstellt und von der Rechnungssumme abgezogen.

So ist sichergestellt, dass grundsätzlich nur einmal im Jahr – Käufe zusätzlicher Mitarbeiterlizenzen ausgenommen – eine Rechnung gestellt wird und in einer Praxis möglichst wenig Zeit für die Bearbeitung von DenticSmart - Rechnungen aufgewendet werden muss.

Die Rechnung über die Verlängerung wird zeitnah per E-Mail zugestellt.

Bei DenticSmart kann entweder per Überweisung (Rechnung) oder per Lastschrift (SEPA-Mandat) bezahlt werden.

Bei erteiltem SEPA-Mandat wird der Rechnungsbetrag automatisch eingezogen. Ansonsten bitte den Rechnungsbetrag bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum überweisen.

Alle Lizenzen sind jährlich im Voraus zu bezahlen.

Nein. Die Plattform DenticSmart sieht ausschließlich eine jährliche Zahlungsweise im Voraus vor.

Fragen zum Umgang mit Mitarbeitern

Ja.

Mitarbeiter können bei DenticSmart jederzeit im Cockpit des Praxisinhabers angelegt werden– auch ohne vorher bereits für alle Mitarbeiter Lizenzen gekauft zu haben.

Wenn mehr Mitarbeiter angelegt sind als Lizenzen zur Verfügung stehen, wird DenticSmart einen entsprechenden Hinweis geben.

Wenn versehentlich die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters falsch eingegeben wurde und er deshalb keine E-Mail mit dem Anmelde-Link erhält, ist das kein Problem.

Bitte den Mitarbeiter einfach löschen und erneut anlegen.

Änderung des Nachnamens sind immer möglich – insbesondere aufgrund von Eheschließungen.

Änderungen des Vornamens sind nur möglich, solange kein Zertifikat erlangt wurde.

Wenn ein Fehler des Vornamens nach der ersten Zertifizierung festgestellt wurde, bitte hierzu einfach Kontakt zum DenticSmart Team aufnehmen.

Erworbene Lizenzen werden in einem „Bestand freier Lizenzen“ gehalten.

Jeder Mitarbeiter, der zum Zeitpunkt seiner Anmeldung noch keine Lizenz zugewiesen hatte, erhält dann automatisch in der Reihenfolge der Anmeldung eine dieser „freien Lizenzen“.

Eine so verteilte Lizenz bleibt bis zum Ende Ihrer aktuellen Gültigkeit/bis zur nächsten Verlängerung dem Mitarbeiter zugeordnet.

Zum Zeitpunkt der Lizenzverlängerung wird die Zuordnung zum Mitarbeiter gelöst/aufgehoben und die Lizenz ist wieder frei, bis sie automatisch erneut einem sich anmeldenden Mitarbeiter ohne Lizenz zugeordnet wird.

Grundsätzlich kann eine Mitarbeiterlizenz nur einmal vergeben werden.

Ausnahme: Wenn ein Mitarbeiter, dem eine Lizenz zugewiesen wurde, vom Praxisinhaber gelöscht wird, bevor im laufenden Gültigkeitszeitraum der Lizenz ein Unterweisungsnachweis / Zertifikat erstellt wurde, wird diese Lizenz dadurch in den „Bestand freier Lizenzen“ zurückgegeben. Sie kann dann bis zum Ende ihrer Laufzeit erneut vergeben werden.

Nein - eine Mitarbeiterlizenz ist nach erfolgter Zuordnung für ihre Gültigkeitsdauer fest an einen Mitarbeiter gebunden und nur für diesen Mitarbeiter gültig.

Wenn ein Mitarbeiter mit einer zugewiesenen Lizenz die Praxis verlässt und dafür ein anderer Mitarbeiter kommt, benötigt der neue Mitarbeiter eine eigene Lizenz.

Die Lizenz des alten Mitarbeiters steht herfür nur dann zur Verfügung, wenn der alte Mitarbeiter im laufenden Lizenzjahr kein Zertifikat erworben hat. Dann kann diese Lizenz einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden. (siehe dazu Frage: „kann eine zugewiesene Mitarbeiterlizenz erneut vergeben werden?“)

Zertifikate gelöschter Mitarbeiter bleiben als Nachweis für behördliche Kontrollen im Zertifikatsarchiv erhalten.

Das Löschen von Mitarbeitern hat keine Auswirkung auf Lizenzen.

Grundsätzlich führt das Löschen von Mitarbeitern nicht zu einer Freigabe von Lizenzen für andere Mitarbeiter.

Eine Lizenz kann nur dann an erneut an einen anderen Mitarbeiter übertragen werden, wenn der gelöschte Mitarbeiter kein Zertifikat im laufenden Lizenzjahr erworben hat. Dann fällt diese Lizenz zurück in den freien Lizenzbestand der Praxis und kann von dort erneut zugewiesen werden.

Nein - das Löschen von Mitarbeitern reduziert nicht die Anzahl der Mitarbeiterlizenzen.

Mitarbeiterlizenzen müssen aktiv im Praxismenü reduziert werden.

Fragen zur Kündigung

Kündigungen und Teilkündigungen, d. h. Reduzierung der Anzahl von Mitarbeiterlizenzen, die über die in der Jahresvergütung grundsätzlich enthaltenen drei Mitarbeiterlizenzen erworben wurden, können jederzeit ohne Einhaltung einer Frist zum Ablauf eines Vertragsjahres erklärt werden. Das Ende der Laufzeit der Praxislizenz kann über das Praxismenü unter dem Punkt „Lizenzstatus“ eingesehen werden.

Für die Kündigung einzelner Mitarbeiterlizenzen reduziert man die Anzahl der benötigten Mitarbeiterlizenzen für den nächsten Abrechnungszeitraum / Nutzungszeitraum.

Dies kann jederzeit ohne Einhaltung einer Frist zum Ablauf eines Vertragsjahres vorgenommen werden und geht ganz einfach: Dazu wird im Praxismenü über den Lizenzstatus die Funktion „Kündigung/Reduzierung“ aufgerufen. Dort gibt man einfach die Anzahl der weiterhin benötigten Lizenzen ein und hat damit alle nicht mehr gewünschten Lizenzen gekündigt.

Wirksam wird die Kündigung in der nächsten Nutzungsperiode, in der dir nur noch die reduzierte Anzahl an Mitarbeiterlizenzen bereitgestellt und abgerechnet wird.

Über die erfolgreiche Kündigung wird zeitnah eine E-Mail an den Praxisinhaber versendet.

Wenn versehentlich zu viele Lizenzen reduziert wurden, bitte hierzu einfach Kontakt zum DenticSmart-Team aufnehmen.

Gekündigte Mitarbeiterlizenzen bleiben bis zum Ende ihrer Laufzeit gültig und können bis dahin ohne Einschränkung genutzt werden.

In der nächsten Abrechnungs- / Nutzungsperiode, stehen entsprechend der Reduktion weniger Mitarbeiterlizenzen zur Verfügung. Es können also entsprechend weniger Mitarbeiter in der nächsten Periode über DenticSmart unterwiesen werden.

Die Verteilung der Mitarbeiterlizenzen auf deine Mitarbeiter in der nächsten Abrechnungsperiode ist hier (siehe dazu Frage: „Wie verteilen sich Lizenzen auf Mitarbeiter?“) beschrieben.

Solltest du in der nächsten Periode feststellen, zu viele Mitarbeiterlizenzen reduziert zu haben, kannst du jederzeit weitere Mitarbeiterlizenzen erwerben (siehe dazu Frage: „Wie können Lizenzen erworben werden?“)

Die Praxislizenz wird durch die Beendigung des Abonnements gekündigt.

Dies kann jederzeit ohne Einhaltung einer Frist zum Ablauf eines Vertragsjahres vorgenommen werden und geht ganz einfach: Dazu wird im Praxismenü über den Lizenzstatus die Funktion „Kündigung /Reduzierung“ aufgerufen. Dort wählt man den Punkt „Kündigung“ aus und hat damit die Praxislizenz und alle Mitarbeiterlizenzen gekündigt.

Die Nutzung der Anwendung ist noch bis zum Ende der aktuellen Laufzeit möglich. Danach erfolgt keine Verlängerung und es wird keine weitere Rechnung erstellt.

Über die erfolgreiche Kündigung wird zeitnah eine E-Mail an den Praxisinhaber versendet.

Wenn die Kündigung versehentlich erfolgt ist, so kann diese jederzeit bis zum Ablauf der laufenden Nutzungsperiode einfach über die Funktion „Reaktivierung“ im Lizenzstatus des Praxismenüs rückgängig gemacht werden.

Mit der Kündigung der Praxislizenz werden auch alle bestehenden Mitarbeiterlizenzen zum Zeitpunkt der Kündigung der Praxislizenz gekündigt.

Die Praxislizenz und die Mitarbeiterlizenzen bleiben bis zum Ende der aktuellen Laufzeit der Praxislizenz gültig und können bis dahin grundsätzlich ohne Einschränkung genutzt werden.

Ausnahme: Nach einer Kündigung der Praxislizenz ist das Anlegen neuer Mitarbeiter nicht mehr möglich. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an unseren Support, um eine Lösung zu finden.

Wir empfehlen bei einer Kündigung der Praxislizenz, zeitnah die Zertifikate herunterzuladen – mit dem Ablauf der Praxislizenz ist kein Zugriff auf das Zertifikatsarchiv möglich.

Wenn die Praxislizenz versehentlich gekündigt wurde, kann die Kündigung während der restlichen Laufzeit im Praxismenü zurückgenommen werden.

Nachdem die Kündigung wirksam wurde, kann die Praxis wieder reaktiviert werden. Wende dich dafür einfach an Dein DenticSmart Team.